除了电话之外，Outlook也许是最普遍存在的通讯工具了。以下的技巧能够帮助你更好地控制邮件信息， 包括进入你的收件箱的邮件和要离开你发件箱的邮件。

　　仅下载邮件标题

　　当你下载了一封体积庞大的电子邮件，而最后却发现是垃圾邮件时，心情一定是无比沮丧。Outlook能够让你筛选这些较大的邮件信息，让你在下载文件时更为自主。点击“工具>选项>邮件设置>发送和接收>所有帐户”，接着点击“编辑”按钮。先选中那些包括附件都完全下载的项目，接着选择那些仅下载标题的选项。再次，你需要为邮件设置一个门槛值来限制大小，如果大于这个值的邮件则仅下载标题。之后点击“确定>关闭”。从此之后，当Outlook面对大于你所设定的大小值的邮件时，它就仅会下载这些邮件的标题。

　　控制你的自动回复功能

　　Outlook能够让你仅为指定的地址响应自动回复的要求。要创建你需要自动回复的地址列表，选择“工具>规则向导”。点击“新建”按钮，选择“由空白规则开始”，接着选中“发送邮件后检查”，点击“下一步”。钩选中“发送给”或“分配为”，在下面的窗格中，点击“个人或通讯组列表”或“类别”链接。接着你就可以选择你需要自动回复的电子邮件地址了。点击“确定”后，“下一步”，接着选中“当它送达时通知我”，接着点击“下一步”两次。接着输入这个规则的名称，最后通过点击“完成”按钮之后结束全过程。

　　同步多个收件箱

　　如果你不止在一台计算机上使用Outlook，那么你应该就会知道，要让多个收件箱都包含最新邮件那是件多么麻烦的事。以下是解决方法：Outlook会将你所有的邮件信息保存在Outlook.pst文件中，它通常能够在“C:\Documents and Settings\username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook”路径下找到。当你找到这个文件之后，你可以将这个文件拷贝到你的笔记本电脑上，接着就可以像平常在家一样使用Outlook了。当你回到家时，再将这个文件拷贝到你的台式机上即可。如果你想要让这个文件拷贝过程能够做到“傻瓜式”，你可以下载微软免费的SyncToy。

　　用“纯文本”让邮件保持简洁

　　无论是处于安全因素的考虑还是文件大小的考虑，一些电子邮件的用户都不希望收到的邮件是HTML格式。如果你平时都是按照惯例地发送HTML邮件，那么你可以让Outlook对某些特定的接收者发送纯文本邮件：打开程序中的通讯簿，接着双击联系人的名称。在“常规”选项卡中，双击联系人的电子邮件地址。在“Internet格式”的下拉菜单中选择“仅发送纯文本”，接着点击“确定”，再点击窗口中的“保存并关闭”按钮。那么从此时开始，发送给你所设定过的联系人的邮件的格式就会是纯文本格式。

　　在Outlook上使用Gmail

　　如果你使用Gmail，也使用Outlook的话，那么你如果能够通过Outlook来检索Gmail上的邮件信息，那日常的生活工作上就会方便很多。首先从配置Gmail为POP3类型电子邮件访问开始：打开你的Gmail帐户，点击“设置”，接着在页面顶部选择“转发和POP”。如果你希望Outlook能够检索你Gmail邮箱中收到的所有邮件，那么请在“POP下载”中选择“针对所有邮件启用POP”。但是，这是一个非常危险的选择，特别是当你有很庞大数量的邮件留存在邮箱中的时候，因为Gmail不会删除旧的邮件。比较安全的选择是选用“仅对从现在起所收到的邮件启用POP”。

　　接下来，就需要定制一下当Outlook收取邮件之后的处理情况。你可以选择将它们的副本保留在你的收件箱中，或者是存档Gmail的副本以及删除。如果你打算专门使用Outlook来处理你的Gmail邮箱帐户的话，那么你可以在“当采用POP访问邮件时”菜单中选择“删除Gmail副本”。要将它们保留在Gmail中，那么就选择“将Gmail副本保留在‘收件箱’中”。当所做更改完成之后，点击“保存更改”。

　　要设置Outlook接受你的Gmail邮箱中的邮件，则选择“工具>电子邮件帐户”，接着按照步骤，像平常使用时一样，将帐户名、密码等设置一一完成后，就可以使用Outlook来管理你的Gmail邮箱了。